ファックスにもマナー

営業マンならファックスの送信もスマートに行いたいものです。
電子メールの普及によってファックスで書類を送信する機会も減ってきましたが、ファックスの送信は、基本的なマナーですので、必要なときに困らないように送信方法を確認しておきます。
また、ファックスは、人の目に触れる性質を持っていますので、重要な書類をファックスで送ることは避けなければいけません。

送り状

ファックスを送信するときは、必ず一枚目に送り状をつけます。
送り状は、「送信票」「送付状」などと呼ばれることもありますが、どれも同じものです。
送り状を送るのは、誰に何枚送信したかを明らかにすることが目的ですから、送り状には送信日、送信先、発信元、件名、送信した枚数を記入しておきます。
会社によって書式があるでしょうから、基本的にはそれに従います。

通し番号

送信するときには、送信する用紙ごとに通し枚数を記入して、送信漏れを先方が確認できるようにします。

枚数

基本的に、送信する書類が大量になる場合はファックスでの送信を行いません。

送信後の確認

ファックスを送信したあとは、ちゃんと相手に届いているかを確認するために、送り先に電話を掛けて受信を確認してもらいます。

受信の場合

ファックスを受信する場合は、送るときと同じことを逆の立場で行えばよいので、送られてきたら枚数やプリントの状態を見て、きちんと受信できているかを確認します。

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お客様がお帰りに

会社に訪問してきたお客様は、最終的にはお帰りになります。
お見送りまでがお客様へのおもてなしだと思って、最後まで気を抜かずに応対をやり遂げましょう。
基本的には、日ごろ営業マンとして、自分がされているような応対を、今度は自分が行うだけのことですので、余り難しく考える必要はありません。

退室

お帰りになるお客様を見送るのは、お客様に対応したものです。
したがって、商談や打ち合わせが終わったら、そのままお見送りをすることになります。
退室するお客様のためにドアを開けますが、室内側に引いてあけるドアの場合、ドアを開けてからお客様を退室させます。
反対に押してあけるドアの場合、自分が先に部屋を出て、そのままお客様が退室するまでドアをおさえておきます。

どこまで

お見送りするのは、お客様がエレベーターに乗るまでか、玄関までです。
エレベーターまでの場合は、お客様がエレベーターに乗ってから、ドアが閉まるまでとなります。
乗り込んだお客様がこちら（ドア側）を向いたらお辞儀をします。
そのままドアが閉まるまでお辞儀を続けます。
ドアが閉まる前に後ろを向いて立ち去るようなことだけは避けなければいけません。
玄関までお見送りする場合は、もちろん自分がドアを開けます。
そして、自分も外に出て、そこでお客様にお辞儀をしてお別れのあいさつをします。
立ち去っていくお客様の姿が見えなくなるまで、玄関の前に待機します。
営業マンである自分を訪問してくれたお客様なので、最後の最後まで気を抜かずに応対をして、こちらの心象を可能な限りよくしておきます。

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