書類作成も仕事のうち
営業マンはただ契約をとってくればいいというわけにはいきませんで、外回りから会社に戻ってきてからは書類仕事が待っています。
日報などの上司への報告書に加えて、顧客への提案書などなど作成しなければいけない書類はたくさんあります。
営業マンが書くビジネス文書に関して特別の様式があるわけではありませんし、会社ごとに基本的な書式、書き方というものがありますから、書類は会社の方針に従った書き方をすることになります。
ですので、ここでは、ごくごく基本的な書き方について触れるにとどめておきます。
社内向け文書
上司への報告書など、社内向けの文書に関しては、基本的に事実関係さえ明らかにしておけばよいので、簡潔な表現を心がけます。
苦労して契約を勝ち取った案件の報告だったりすると、その苦労まで書いておきたくなりますが、そこは我慢してあくまでも要旨だけを記述します。
社外向け文書
営業にとっての社外向け文書の中心は取引先への書類でしょうから、細心の注意を払って作成します。
きちんと時候のあいさつから入ります。
社内向けと同様に、簡潔に読みやすい文章を心がけますし、敬語の使用が基本となります。
また、会社名なら後ろに「御中」、個人名なら「様」、宛先が複数なら「各位」をつけます。
細かい点ですが見落とさないようにします。